在財務(wù)管理工作流軟件，文檔通常是從出納員通過不同的處理和確認(rèn)后轉(zhuǎn)交到主管會計那里的。工作流分組可以為出納員使用一些特定工作流流程圖。這個工作流結(jié)點表格的一些域可以根據(jù)這一工作，以及這個出納員管理這個流程圖表格的性質(zhì)自動填寫。工作流軟件可以對表格預(yù)定義路由跳轉(zhuǎn)選擇，避免手工紙張手工工作流中不可避免的一些頭痛的管理問題。這些工作流結(jié)點表格可以被直接傳送到處理過程中下一個進(jìn)行處理的那位人員那里或者根據(jù)配置調(diào)換出子流程工作流。工作流軟件可以提醒用戶必須按時處理，否則就會出現(xiàn)過期或其它由于沒有按時處理而出現(xiàn)的問題。

最基本配置的工作流軟件具有工作流維護(hù)，流程圖配置，工作流結(jié)點定義，審批、駁回和跳轉(zhuǎn)邏輯設(shè)置。最簡單的工作流通常是線性工作流，加上結(jié)點表格的表單快速原型開發(fā)平臺RAP即成了一個最簡單的工作流軟件，這樣的簡配工作流軟件通常在1萬元以下，具體的業(yè)務(wù)流程定義需要用戶自己學(xué)習(xí)、配置、維護(hù)和運(yùn)營。對于一些復(fù)雜的業(yè)務(wù)場景，簡單的線性工作流可能已經(jīng)不能滿足需求，這個時候引入二維工作流后即可對這類場景做很好的支持，這樣的工作流軟件通常在3~5萬元左右。對于另一類更復(fù)雜的工作流，存在嵌套子流程的場景設(shè)計需求，這類工作流軟件通常會超過5萬元，但單套軟件一般不會超過10萬元。上述只是軟件購買費，另外為了支持軟件的運(yùn)營，可以采用實體服務(wù)器或者云服務(wù)器部署，單臺服務(wù)器的購置成本約在幾千塊左右，而購買云服務(wù)器的化部署、實施、運(yùn)維和使用會更方便，云服務(wù)器一般采用租用方式，能滿足工作流軟件運(yùn)營基本需求的阿里云和騰訊云服務(wù)器一般在每年3000~5000元左右。

工作流軟件的工作流流程圖和結(jié)點看起來不是太復(fù)雜，一般用戶很容易上手，并且用戶對自己的審批、駁回、跳轉(zhuǎn)、子流程和頁面布局需要會更了解熟悉，但是如果用戶太忙沒有足夠時間去研究工作流軟件的使用和運(yùn)維，也可以外包給專業(yè)的IT公司，這樣的話年度維護(hù)、運(yùn)營成本約在10萬元~20萬元左右。

文檔在工作流軟件中根據(jù)預(yù)定義的路由跳轉(zhuǎn)進(jìn)行分發(fā)，一些用戶可以根據(jù)需要來訪問和修改這個文檔。每次修改都必須簽上進(jìn)行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在工作流系統(tǒng)中流動時的位置，并且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶發(fā)送催促信號，甚至可以撤消這個文檔。工作流軟件通常包括中央管理和文件處理系統(tǒng)，管理人員可以使用它們來授予不同級別的訪問和安全性權(quán)限，以及建立工作流處理過程和跟蹤工作流。

工作流鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來完成和前遞文檔。當(dāng)使用一次鎖定時，其它工作流用戶就不能對這個用戶進(jìn)行的修改再進(jìn)行改變了。它還不僅僅保護(hù)完成上述修改的用戶，還保護(hù)接收方不會看見他或她沒有進(jìn)行過的修改。

從管理的角度來看，工作流軟件可以幫助一個機(jī)構(gòu)跟蹤信息是如何流動、審批、駁回和跳轉(zhuǎn)的，以及如何更好地管理這種流動。工作流軟件可以消除許多費時的活動，以及經(jīng)常發(fā)生的昂貴的活動，例如會議、電話呼叫和特快專遞。工作流軟件允許用戶來觀察大型的圖象文件、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。

工作流軟件使用的Internet多功能函件傳遞擴(kuò)展標(biāo)準(zhǔn)(MIME)是一種Internet標(biāo)準(zhǔn)，它為在工作流消息中包括不同類型的數(shù)據(jù)(例如圖形、音頻、視頻和文本等)布局提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字體類型、字號和文檔的頁的布局，因而它們就可以被其它系統(tǒng)中的不具有類似應(yīng)用的用戶進(jìn)行閱讀和翻譯。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化表示語言(SGMI)是超出美國信息交換標(biāo)準(zhǔn)代碼(ASCⅡ)格式之外的一種文檔布局規(guī)范，它為描述線性工作流或者二維工作流的格式提供了一條途徑。它用于創(chuàng)建“智能”工作流而不是“啞”流程圖。一個SGML工作流包括定義工作流中的每個結(jié)點部件的一些屬性，比如審批、駁回、跳轉(zhuǎn)或者子流程，因而使得工作流業(yè)務(wù)邏輯和流程圖獨立，并且可任意深度嵌套子流程工作流。使用SGML工作流格式，工作流軟件可以更加集中精力于功能性，而不是相互轉(zhuǎn)換。用戶和程序員希望能夠在工作流中存儲關(guān)于執(zhí)行事件，或具有激活與這個系統(tǒng)以及與它連接的表單、跳轉(zhuǎn)邏輯或者子流程格式信息。