常見的檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)前需要做哪些前期工作？如何啟動(dòng)檔案館項(xiàng)目管理？

       檔案館項(xiàng)目通常是為了解決一個(gè)或一系列檔案館相關(guān)問題而統(tǒng)籌整合相關(guān)人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源，需要在一定時(shí)期與一定預(yù)算的范圍內(nèi)完成的工作。因此檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)前需要充分調(diào)研實(shí)際的檔案館業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，獲取盡可能真實(shí)和最新的人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源數(shù)據(jù)。

       啟動(dòng)檔案館項(xiàng)目的時(shí)候，通常需要經(jīng)過思考、調(diào)查、分享、頭腦風(fēng)暴、概念驗(yàn)證、問卷統(tǒng)計(jì)、提案和行政管理的8大階段。每個(gè)階段的執(zhí)行者、參與人員與產(chǎn)生的輸出結(jié)果也都不一樣。

       在思考階段，通常由檔案館項(xiàng)目負(fù)責(zé)人獨(dú)立完成，具體的包括考慮上級(jí)的戰(zhàn)略輸入和關(guān)聯(lián)組織的長期目標(biāo)，既有的開發(fā)和公司運(yùn)營計(jì)劃，客戶的輸入信息等?？梢酝P(guān)觀察現(xiàn)有項(xiàng)目的運(yùn)營管理、公司的每日運(yùn)營管理、現(xiàn)有的Word及Excel文檔資料來獲取初始數(shù)據(jù)、分析問題、產(chǎn)生想法創(chuàng)意。

       對(duì)于已有的檔案館項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃與客戶支持輸入，可直接進(jìn)入調(diào)查階段進(jìn)行功能規(guī)劃、業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)建模、架構(gòu)分析和設(shè)計(jì)，并可以進(jìn)一步準(zhǔn)備項(xiàng)目立項(xiàng)提案。

       對(duì)于每日工作運(yùn)營的分析和調(diào)查，可以挖掘發(fā)現(xiàn)初始的持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)、業(yè)務(wù)瓶頸及每日工作運(yùn)營中遇到的問題，并可以進(jìn)一步以此準(zhǔn)備檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)提案。

       在上述調(diào)查階段進(jìn)行整理和發(fā)現(xiàn)的功能、建模、架構(gòu)、持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)、業(yè)務(wù)瓶頸及每日工作運(yùn)營中遇到的問題，還可以通過電子郵件、OA、內(nèi)部論壇、社交網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化平臺(tái)在更廣的涉眾群體里分享，并提供解決方案的背景與知識(shí)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)分析師、系統(tǒng)架構(gòu)師、企業(yè)架構(gòu)師、經(jīng)理、股東、董事、客戶代表等可通過頭腦風(fēng)暴，產(chǎn)生更多的檔案館創(chuàng)意，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集整理。

       頭腦風(fēng)暴收集到的創(chuàng)意很多都是不成熟的想法，無法直接以此編寫項(xiàng)目啟動(dòng)提案，需要進(jìn)行POC概念驗(yàn)證試驗(yàn)并收集試驗(yàn)數(shù)據(jù)。同時(shí)，對(duì)于矛盾、沖突和可能競爭有限預(yù)算的創(chuàng)意，還需進(jìn)行定量的問卷調(diào)查，以量化的調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果確定創(chuàng)意優(yōu)先級(jí)、取舍矛盾的創(chuàng)意、安排創(chuàng)意的預(yù)算等。

       最終，整合調(diào)查階段的功能、建模、架構(gòu)、持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)、業(yè)務(wù)瓶頸及每日工作運(yùn)營中遇到的問題，POC概念驗(yàn)證階段的試驗(yàn)數(shù)據(jù)和問卷統(tǒng)計(jì)階段的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果一起，成為檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)提案報(bào)告。提案報(bào)告發(fā)布獲得高級(jí)管理層支持和批復(fù)、股東贊助或者客戶資金預(yù)算支持后，就完成了全部檔案館項(xiàng)目啟動(dòng)工作，可以分配項(xiàng)目經(jīng)理直接按照項(xiàng)目提案進(jìn)行后續(xù)項(xiàng)目計(jì)劃、管理和運(yùn)營工作了。

檔案館項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行后，項(xiàng)目提案進(jìn)入歸檔程序，當(dāng)積累足夠多項(xiàng)目的提案時(shí)，可進(jìn)一步編寫檔案館商業(yè)計(jì)劃書，重組整合多個(gè)或者一系列相關(guān)項(xiàng)目的資源、計(jì)劃與管理為一套體系化運(yùn)營的項(xiàng)目運(yùn)營，最大化利用資源和創(chuàng)造更多價(jià)值和更好質(zhì)量的產(chǎn)出，更好地服務(wù)檔案館。