常見的辦公服務項目立項前需要做哪些前期工作？如何啟動辦公服務項目管理？

       辦公服務項目通常是為了解決一個或一系列為商務、公務及個人提供的各種辦公服務相關問題而統(tǒng)籌整合相關人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源，需要在一定時期與一定預算的范圍內(nèi)完成的工作。因此辦公服務項目立項前需要充分調(diào)研實際的辦公服務業(yè)務運行情況，獲取盡可能真實和最新的人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源數(shù)據(jù)。

       啟動辦公服務項目的時候，通常需要經(jīng)過思考、調(diào)查、分享、頭腦風暴、概念驗證、問卷統(tǒng)計、提案和行政管理的8大階段。每個階段的執(zhí)行者、參與人員與產(chǎn)生的輸出結果也都不一樣。

       在思考階段，通常由辦公服務項目負責人獨立完成，具體的包括考慮上級的戰(zhàn)略輸入和關聯(lián)組織的長期目標，既有的開發(fā)和公司運營計劃，客戶的輸入信息等。可以通關觀察現(xiàn)有項目的運營管理、公司的每日運營管理、現(xiàn)有的Word及Excel文檔資料來獲取初始數(shù)據(jù)、分析問題、產(chǎn)生想法創(chuàng)意。

       對于已有的辦公服務項目開發(fā)計劃與客戶支持輸入，可直接進入調(diào)查階段進行功能規(guī)劃、業(yè)務和數(shù)據(jù)建模、架構分析和設計，并可以進一步準備項目立項提案。

       對于每日工作運營的分析和調(diào)查，可以挖掘發(fā)現(xiàn)初始的持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，并可以進一步以此準備辦公服務項目立項提案。

       在上述調(diào)查階段進行整理和發(fā)現(xiàn)的功能、建模、架構、持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，還可以通過電子郵件、OA、內(nèi)部論壇、社交網(wǎng)絡等數(shù)字化平臺在更廣的涉眾群體里分享，并提供解決方案的背景與知識。項目負責人、項目經(jīng)理、業(yè)務分析師、系統(tǒng)架構師、企業(yè)架構師、經(jīng)理、股東、董事、客戶代表等可通過頭腦風暴，產(chǎn)生更多的為商務、公務及個人提供的各種辦公服務創(chuàng)意，并由項目負責人收集整理。

       頭腦風暴收集到的創(chuàng)意很多都是不成熟的想法，無法直接以此編寫項目啟動提案，需要進行POC概念驗證試驗并收集試驗數(shù)據(jù)。同時，對于矛盾、沖突和可能競爭有限預算的創(chuàng)意，還需進行定量的問卷調(diào)查，以量化的調(diào)查統(tǒng)計分析結果確定創(chuàng)意優(yōu)先級、取舍矛盾的創(chuàng)意、安排創(chuàng)意的預算等。

       最終，整合調(diào)查階段的功能、建模、架構、持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，POC概念驗證階段的試驗數(shù)據(jù)和問卷統(tǒng)計階段的統(tǒng)計分析結果一起，成為辦公服務項目立項提案報告。提案報告發(fā)布獲得高級管理層支持和批復、股東贊助或者客戶資金預算支持后，就完成了全部辦公服務項目啟動工作，可以分配項目經(jīng)理直接按照項目提案進行后續(xù)項目計劃、管理和運營工作了。

辦公服務項目實際運行后，項目提案進入歸檔程序，當積累足夠多項目的提案時，可進一步編寫辦公服務商業(yè)計劃書，重組整合多個或者一系列相關項目的資源、計劃與管理為一套體系化運營的項目運營，最大化利用資源和創(chuàng)造更多價值和更好質量的產(chǎn)出，更好地服務為商務、公務及個人提供的各種辦公服務。